La stratégie des notes adhésives et du Kanban

"La simplicité est la sophistication ultime"  écrivait Leonardo da Vinci (1452–1519).  Nombreux sont ceux qui, comme moi-même, aspirent à une vie quotidienne plus simple, plus Zen. L'explosion de l'information numérique provoque, entre-autres, une surcharge cognitive qui affecte tant notre vie privée que notre vie professionnelle. 

Le livre de Pierre Mongin, que je vous recommande, Mieux s'organiser, la stratégie du Post-it et du Kanban personnel, part de ce constat et a  pour but de nous aider à retrouver des moyens simples de gérer notre temps, nos projets, notre charge de travail. Un de ces moyens est la stratégie des notes adhésives avec le Kanban. Comme le Zen, cette approche nous vient également du Japon.

Qu'est-ce que le Kanban?

C'est une méthode, dite "agile", issue des meilleures pratiques visuelles mises en oeuvre dans les usines Toyota. Sa simplicité est déconcertante: il s'agit de matérialiser sous la forme d'un tableau simple notre flux de travail. 
Ce tableau est composé de 3 colonnes: actions prêtes à démarrer, actions à faire et actions terminées. 

Exemple de mon Kanban personnel

Décomposer son travail en actions et l'écrire est déjà un facteur de motivation. Les notes adhésives ont l'avantage d'être repositionnables, ce qui va nous autoriser à passer manuellement une tâche de "prêtes à démarré" à  "en cours" puis à "terminées". 

La démarche consiste à identifier les sous-objectifs et à ainsi décomposer les plans compliqués en morceaux maniables. Il s'agit de faire une chose à la fois et de prendre, grâce à la visualisation, conscience de l'avancée du T.A.F (Travail A Faire). C'est une méthode pour focaliser, reprendre le pouvoir sur le numérique mais aussi pour nous améliorer constamment. Car la vision obtenue nous aide à prendre conscience de la façon dont nous travaillons, d'identifier ce qui marche et ce qui ralentit notre avancée.

Un des nombreux points forts de l'ouvrage de Pierre Mongin est de nous présenter les meilleures pratiques visuelles basées sur les notes adhésives et le Kanban et de nous proposer en même temps des mises en oeuvre simples, concrètes afin de pouvoir se faire une opinion sur leur validité. Personnellement, depuis la lecture de ce livre, j'ai mis en place un Kanban simple (voir image ci-dessus) sur une porte. Le résultat: je me sens plus à l'aise pour aborder la quantité de tâches à faire et je perçois une plus grande motivation: la joie simple de placer une note adhésive dans la colonne "terminées"!